Encontrar el espacio perfecto para un evento

|

Aprovechamos la primera entrada para contar nuestra primera experiencia a la hora de encontrar el espacio perfecto para un evento.

Encontrar un lugar para realizar nuestro evento es una de las decisiones más importantes. El principal objetivo será que se amolde a todas nuestras necesidades, a veces no será posible y tendremos que adaptarnos, sin embargo, si tenemos claras nuestras prioridades, será más sencillo tomar la decisión.

Estas prioridades variarán en función del número de asistentes que esperamos, las necesidades especiales que tengamos, nuestro público objetivo y la accesibilidad que necesitemos. Sin embargo, hay algunas pautas generales que podemos seguir para encontrar el espacio perfecto.

¿Con cuanta antelación?

Podríamos resumirlo en «Cuanto antes mejor». Cuanto antes lo tengamos listo, antes empezará a coger forma nuestro evento y antes podremos empezar a tomar el resto de decisiones importantes.

Sin embargo, no debemos lanzarnos sobre el primer espacio que aparezca. Como hemos dicho, es importante que se ajuste a nuestras necesidades, así que si lo has encontrado a la primera, asegúrate de que cumple todos los requisitos, si no es así, sigue buscando. No elijas lo primero que encuentres salvo que sea perfecto. Esto parece algo obvio, pero no debemos conformarnos con la primera opción, sino que debemos analizar de manera racional otras posibles alternativas.

¿Dónde debería estar el espacio?

La localización es uno de los puntos más importantes a la hora de elegir un espacio. Es cierto que no tenemos una fórmula perfecta pero sí que hay un objetivo claro: Reducir el tiempo de traslados y facilitar la accesibilidad a los asistentes.

Si tu público objetivo reside en la misma ciudad, asegúrate de que esté bien contectado por metro, autobús o incluso andando si es posible.

Si esperas que a tu evento vengan asistentes de otras ciudades, será importante que el espacio se encuentre cerca de la estación principal de tren, autobuses o aeropuerto. De esta manera reduciremos los traslados y los asistentes estarán más cómodos.

¿Cómo publicitar la localización del evento?

Una vez que tengamos el lugar disponible tendremos que facilitar a los asistentes su localización. Es importante que todos los asistentes tengan toda la información necesaria para llegar hasta el emplazamiento.

A día de hoy, con la existencia de GPS y otras aplicaciones, podría parecer que con la dirección es suficiente. Esto es un error. Hay mucha gente que se siente más cómoda cuando dispone de esta información por adelantado, aunque solo sea para compararla. Es por esta razón por la que le daremos a nuestros nuestros asistentes las estaciones de metro y autobús que estén cerca del lugar. Además también les facilitaremos el horario y el precio.

Muchas de las personas que vengan a nuestro evento no usarán el transporte público así que podemos usar esto para promocionarnos aún más. Por ejemplo, podemos intentar conseguir algún cupón descuento para Taxis o VTC.

Respecto del aforo limitado

El aforo del espacio tiene que ajustarse a la cantidad de gente que esperamos. En este punto es igual de malo no ajustarnos por exceso o por defecto.

Si elegimos un espacio muy grande y al final no tenemos tantos asistentes, el espacio estará sobredimensionado, esto generará una sensación de fracaso en nuestros asistentes y harán que la sensación que se lleven no sea buena.

Si elegimos un espacio pequeño, la gente se sentirá incómoda y lo mas importante, podemos tener problemas en caso de evacuación.

Nuestra recomendación es movernos en un aforo un 10-20% superior al número de personas que van a asistir al evento. De esta manera la gente tendrá la sensación de que el espacio del evento está bien dimensionado.

Negociando el presupuesto

A la hora de negociar el presupuesto para reservar el espacio suele salir más económico tener fechas abiertas. Sin embargo, si tenemos muchas fechas pero todas son en fines de semana, lo más probable es que el precio del espacio varíe poco.

Donde sí que podemos ajustar más el presupuesto es en el catering. Hay muchos espacios que nos ofrecerán su servicio de catering, en este caso será más caro que si nos encargamos personalmente. Si el espacio dispone de catering, es probable que nos permitan confirmar el número de asistentes con 24/48 horas de antelación y despreocuparnos del número total de asistentes, así podremos enfocar nuestros esfuerzos en otras cosas.

En conclusión…

Encontrar el lugar perfecto para nuestro evento puede, y debe, llevarnos bastante tiempo. Es muy importante encontrar el sitio que se ajuste a todas las necesidades del evento.

En este artículo os hemos expuesto algunos puntos en los que tenemos que prestar atención, sin embargo hay muchísimos más ya que cada evento es único.

Cada ciudad suele tener un departamento de gestión de eventos, si nos ponemos en contacto con ellos este proceso se facilitará. También podemos fijarnos en eventos similares que se hayan hecho en la misma ciudad y buscar espacios similares.

Una vez encontrado el lugar y la fecha solo nos quedará ubicar a los asistentes, promoción, speakers, etc. Esto lo dejaremos para otros artículos.